Preparation of Journal Entries – Beginner Friendly!

 

Preparation of Journal Entries – Beginner Friendly Notes by

Dr. Rahul S. Kharat

 A Simple Guide to Journal Entries in Accounting

What is a Journal?

A Journal is the book of original entry in accounting. It is the first place where every business transaction is recorded in chronological (date-wise) order.

Definition:

A Journal is a book in which all business transactions are recorded for the first time according to the rules of debit and credit.

What is a Journal Entry?

A Journal Entry is the recording of a business transaction by applying the rules of debit and credit.

Example

Business purchased furniture for cash ₹20,000.

Journal Entry

Date	Particulars	L.F.	Debit (₹)	Credit (₹)
xx	Furniture A/c…………… Dr.                            To Cash A/c (Being furniture purchased for cash)		20000	20000

Why Do We Prepare Journal Entries?

Journal entries help to

• Record every business transaction.
• Maintain proper accounting records.
• Prepare ledger accounts.
• Prepare Trial Balance.
• Prepare Financial Statements.
• Detect mistakes easily.

Important Terms

Debit (Dr.)

Debit means recording the increase in assets and expenses or decrease in liabilities.

Credit (Cr.)

Credit means recording the increase in liabilities, income and capital or decrease in assets.

Golden Rules of Accounting

Type of Account	Rule
Personal Account	Debit the Receiver, Credit the Giver
Real Account	Debit What Comes In, Credit What Goes Out
Nominal Account	Debit All Expenses and Losses, Credit All Incomes and Gains

Types of Accounts

1. Personal Account

Represents persons, firms, companies, banks, customers, suppliers etc.

Examples

• Rahul A/c
• SBI Bank A/c
• ABC Ltd.
• Creditors A/c

Rule

Debit the Receiver

Credit the Giver

2. Real Account

Represents assets.

Examples

• Cash
• Furniture
• Building
• Machinery
• Land
• Computer

Rule

Debit What Comes In

Credit What Goes Out

3. Nominal Account

Represents expenses, losses, incomes and gains.

Examples

Expenses

• Salary
• Rent
• Wages
• Electricity

Income

• Commission Received
• Interest Received
• Discount Received

Rule

Debit All Expenses and Losses

Credit All Incomes and Gains

Five Easy Steps to Prepare Journal Entries

Step 1

Read the transaction carefully.

Ask:
What happened?

Step 2

Identify the accounts involved.

Usually every transaction has at least two accounts.

Example

Paid salary ₹8,000.

Accounts

• Salary
• Cash

Step 3

Find the type of each account.

Example

Salary → Nominal Account

Cash → Real Account

Step 4

Apply the Golden Rule.

Salary

Expense

Debit

Cash

Asset going out

Credit

Step 5

Write the Journal Entry.

Salary A/c                               Dr.

To Cash A/c

Shortcut Trick

Whenever you read a transaction ask yourself these four questions.

Who?

(Person)

What came in?

(Asset)

What went out?

(Asset)

Expense or Income?

(Nominal)

Once you answer these questions, journal entries become easy.

Format of Journal Entry

Date	Particulars	L.F.	Debit (₹)	Credit (₹)
	Account Dr.
	To Account
	(Narration)

Examples 1

Started business with cash ₹1,00,000

Accounts

Cash

Capital

Entry

Cash A/c                                       Dr. ₹1,00,000

                               To Capital A/c                          ₹1,00,000

Narration

(Being business started with cash.)

Example 2

Purchased furniture for cash ₹25,000

Accounts

Furniture

Cash

Entry

Furniture A/c                                                         Dr. ₹25,000

                                             To Cash A/c                                         ₹25,000

Example 3

Paid office rent ₹6,000

Accounts

Rent

Cash

Entry

Rent A/c                                                              Dr. ₹6,000

                                        To Cash A/c                                                ₹6,000

Example 4

Received commission ₹4,500

Accounts

Cash

Commission Received

Entry

Cash A/c                                                                    Dr. ₹4,500

                                To Commission Received A/c                           ₹4,500

Example 5

Sold goods for cash ₹40,000

Accounts

Cash

Sales

Entry

Cash A/c                                  Dr. ₹40,000

                                    To Sales A/c                        ₹40,000

Example 6

Purchased goods from Rahul on credit ₹15,000

Accounts

Purchases

Rahul

Entry

Purchases A/c                                      Dr. ₹15,000

                                             To Rahul A/c                             ₹15,000

Example 7

Paid Rahul ₹15,000

Accounts

Rahul

Cash

Entry

Rahul A/c                                  Dr.                 ₹15,000

                                     To Cash A/c                                 ₹15,000

Example 8

Received cash from Rahul ₹15,000

Accounts

Cash

Rahul

Entry

Cash A/c                                     Dr. ₹15,000

                              To Rahul A/c                             ₹15,000

Common Journal Entries

Transaction	Debit	Credit
Started business	Cash	Capital
Purchased Furniture	Furniture	Cash
Purchased Goods for Cash	Purchases	Cash
Purchased Goods on Credit	Purchases	Supplier
Sold Goods for Cash	Cash	Sales
Sold Goods on Credit	Customer	Sales
Paid Salary	Salary	Cash
Paid Rent	Rent	Cash
Received Commission	Cash	Commission Received
Received Interest	Cash	Interest Received

Easy Memory Tips

Remember This Formula

Read → Identify → Classify → Apply Rule → Record

or simply

RICAR

• R – Read the transaction
• I – Identify accounts
• C – Classify accounts
• A – Apply Golden Rules
• R – Record the Journal Entry

Beginners' Mistakes to Avoid

1.       Do not debit and credit the same account.

2.       Always identify two accounts involved.

3.       Do not confuse Purchases with Furniture or Machinery.

4.       Remember that Cash and Bank are Real Accounts (Assets).

5.       Always write a short Narration below the journal entry.

Quick Revision Chart

Question	Ask Yourself
What happened?	Read the transaction carefully.
Which accounts are involved?	Identify at least two accounts.
What type of account is each?	Personal, Real, or Nominal?
Which rule applies?	Apply the Golden Rule.
Which account is debited?	Decide the debit.
Which account is credited?	Decide the credit.
Is the entry balanced?	Debit amount = Credit amount.

Key Takeaway

Every journal entry follows the same simple process:

Read the transaction → Identify the accounts → Classify them (Personal, Real, Nominal) → Apply the Golden Rules → Record the journal entry with equal debit and credit amounts.

If students master this process, they can confidently prepare journal entries for almost any basic business transaction.

 ===============================================================

जर्नल नोंदी (Journal Entries) तयार करणे – नवशिक्यांसाठी सोप्या भाषेत

जर्नल एन्ट्री समजून घेण्यासाठी एक सोपी मार्गदर्शिका

जर्नल म्हणजे काय?

जर्नल (Journal) हे लेखाशास्त्रातील मूळ नोंदवही (Book of Original Entry) आहे. व्यवसायातील प्रत्येक आर्थिक व्यवहाराची सर्वप्रथम तारीखनिहाय (Chronological Order) नोंद जर्नलमध्ये केली जाते.

व्याख्या :

व्यवसायातील सर्व आर्थिक व्यवहारांची प्रथमच, डेबिट आणि क्रेडिटच्या नियमांनुसार केलेली नोंद ज्या पुस्तकात केली जाते त्याला जर्नल म्हणतात.

जर्नल एन्ट्री म्हणजे काय?

जर्नल एन्ट्री (Journal Entry) म्हणजे व्यवसायातील आर्थिक व्यवहाराची डेबिट आणि क्रेडिटच्या नियमांनुसार केलेली लेखा नोंद.

उदाहरण

रोखीने ₹20,000 किमतीचे फर्निचर खरेदी केले.

जर्नल नोंद

तारीख	तपशील	डेबिट (₹)	क्रेडिट (₹)
	फर्निचर खाते Dr.	20,000
	रोख खाते Cr.		20,000
	(रोखीने फर्निचर खरेदी केले.)

जर्नल एन्ट्री का तयार करतात?

जर्नल नोंदीमुळे—

• प्रत्येक व्यवहाराची योग्य नोंद ठेवता येते.
• व्यवस्थित लेखा नोंदी तयार होतात.
• लेजर (Ledger) तयार करता येते.
• ट्रायल बॅलन्स (Trial Balance) तयार करता येतो.
• अंतिम हिशोब (Financial Statements) तयार करता येतात.
• चुका शोधणे सोपे होते.

महत्त्वाच्या संज्ञा

डेबिट (Debit / Dr.)

मालमत्ता (Assets) किंवा खर्च (Expenses) वाढल्यास अथवा दायित्वे (Liabilities) कमी झाल्यास त्या खात्याला डेबिट केले जाते.

क्रेडिट (Credit / Cr.)

दायित्वे (Liabilities), उत्पन्न (Income) किंवा भांडवल (Capital) वाढल्यास अथवा मालमत्ता (Assets) कमी झाल्यास त्या खात्याला क्रेडिट केले जाते.

लेखांकनाचे तीन सुवर्ण नियम

खात्याचा प्रकार	सुवर्ण नियम
व्यक्तीगत खाते (Personal Account)	घेणाऱ्यास डेबिट, देणाऱ्यास क्रेडिट
वास्तविक खाते (Real Account)	जे आत येते ते डेबिट, जे बाहेर जाते ते क्रेडिट
नाममात्र खाते (Nominal Account)	सर्व खर्च व तोटे डेबिट, सर्व उत्पन्न व नफा क्रेडिट

 

खात्यांचे प्रकार

१. व्यक्तीगत खाते (Personal Account)

व्यक्ती, संस्था, कंपनी, बँक, ग्राहक, पुरवठादार इत्यादींची खाती.

उदाहरणे

• राहुल खाते
• स्टेट बँक खाते
• ABC Ltd.
• सावकार खाते

नियम

• घेणाऱ्यास डेबिट
• देणाऱ्यास क्रेडिट

२. वास्तविक खाते (Real Account)

मालमत्तेशी संबंधित खाती.

उदाहरणे

• रोख
• फर्निचर
• इमारत
• यंत्रसामग्री
• जमीन
• संगणक

नियम

• जे आत येते ते डेबिट
• जे बाहेर जाते ते क्रेडिट

३. नाममात्र खाते (Nominal Account)

खर्च, तोटा, उत्पन्न आणि नफा यांच्याशी संबंधित खाती.

खर्चाची उदाहरणे

• पगार
• भाडे
• मजुरी
• वीज खर्च

उत्पन्नाची उदाहरणे

• कमिशन मिळाले
• व्याज मिळाले
• सूट मिळाली

नियम

• सर्व खर्च व तोटे डेबिट
• सर्व उत्पन्न व नफा क्रेडिट

जर्नल एन्ट्री तयार करण्याच्या पाच सोप्या पायऱ्या

पायरी १

व्यवहार काळजीपूर्वक वाचा.

स्वतःला विचारा—

नेमके काय घडले आहे?

पायरी २

व्यवहारातील खाती ओळखा.

प्रत्येक व्यवहारात किमान दोन खाती असतात.

उदाहरण

पगार ₹8,000 दिला.

खाती

• पगार खाते
• रोख खाते

पायरी ३

प्रत्येक खात्याचा प्रकार ओळखा.

पगार → नाममात्र खाते

रोख → वास्तविक खाते

पायरी ४

योग्य सुवर्ण नियम लागू करा.

पगार हा खर्च आहे → डेबिट

रोख बाहेर जात आहे → क्रेडिट

पायरी ५

जर्नल एन्ट्री लिहा.

पगार खाते Dr.

रोख खात्यास Cr.

लक्षात ठेवण्याची सोपी युक्ती

प्रत्येक व्यवहारासाठी स्वतःला हे चार प्रश्न विचारा—

• कोण? (व्यक्ती)
• काय आत आले? (मालमत्ता)
• काय बाहेर गेले? (मालमत्ता)
• खर्च आहे की उत्पन्न?

या चार प्रश्नांची उत्तरे मिळाली की जर्नल एन्ट्री तयार करणे खूप सोपे होते.

जर्नल एन्ट्रीचा नमुना

तारीख	तपशील	डेबिट (₹)	क्रेडिट (₹)
	खाते Dr.
	संबंधित खात्यास Cr.
	(स्पष्टीकरण / Narration)

उदाहरणे

उदाहरण १

व्यवसाय रोख ₹1,00,000 भांडवलाने सुरू केला.

नोंद

रोख खाते Dr. ₹1,00,000

भांडवल खात्यास Cr. ₹1,00,000

(रोख भांडवलाने व्यवसाय सुरू केला.)

उदाहरण २

रोखीने ₹25,000 चे फर्निचर खरेदी केले.

फर्निचर खाते Dr. ₹25,000

रोख खात्यास Cr. ₹25,000

उदाहरण ३

कार्यालयाचे भाडे ₹6,000 दिले.

भाडे खाते Dr. ₹6,000

रोख खात्यास Cr. ₹6,000

उदाहरण ४

कमिशन ₹4,500 मिळाले.

रोख खाते Dr. ₹4,500

कमिशन प्राप्त खाते Cr. ₹4,500

उदाहरण ५

रोखीने माल ₹40,000 ला विकला.

रोख खाते Dr. ₹40,000

विक्री खात्यास Cr. ₹40,000

उदाहरण ६

राहुलकडून उधारीवर ₹15,000 चा माल खरेदी केला.

खरेदी खाते                   Dr.          ₹15,000

                       राहुल खात्यास Cr.               ₹15,000

उदाहरण ७

राहुलला ₹15,000 दिले.

राहुल खाते                         Dr.           ₹15,000

रोख खात्यास Cr.                  ₹15,000

उदाहरण ८

राहुलकडून ₹15,000 रोख मिळाले.

रोख खाते                                  Dr.    ₹15,000

राहुल खात्यास Cr.                      ₹15,000

नेहमीच्या जर्नल एन्ट्री

व्यवहार	डेबिट	क्रेडिट
व्यवसाय सुरू केला	रोख	भांडवल
फर्निचर खरेदी	फर्निचर	रोख
रोखीने माल खरेदी	खरेदी	रोख
उधारीवर माल खरेदी	खरेदी	पुरवठादार
रोखीने माल विकला	रोख	विक्री
उधारीवर माल विकला	ग्राहक	विक्री
पगार दिला	पगार	रोख
भाडे दिले	भाडे	रोख
कमिशन मिळाले	रोख	कमिशन प्राप्त
व्याज मिळाले	रोख	व्याज प्राप्त
रोख बँकेत जमा केला	बँक	रोख
बँकेतून रोख काढला	रोख	बँक

लक्षात ठेवण्यासाठी सोपे सूत्र

वाचा → खाती ओळखा → खात्यांचा प्रकार ठरवा → सुवर्ण नियम लागू करा → जर्नल एन्ट्री लिहा

किंवा

ओ-प्र-नि-नो

• ओ – ओळखा (व्यवहार)
• प्र – प्रभावित खाती शोधा
• नि – नियम लागू करा
• नो – नोंद करा

नवशिक्यांनी टाळावयाच्या चुका

 एकाच खात्याला डेबिट आणि क्रेडिट करू नका.

 प्रत्येक व्यवहारात किमान दोन खाती ओळखा.

 खरेदी खाते आणि फर्निचर/यंत्रसामग्री खाते यांची गल्लत करू नका.

 रोख आणि बँक ही वास्तविक (Real) खाती आहेत हे लक्षात ठेवा.

 प्रत्येक जर्नल एन्ट्रीनंतर संक्षिप्त स्पष्टीकरण (Narration) लिहा.

 

झटपट उजळणी

प्रश्न	स्वतःला विचारा
काय घडले?	व्यवहार समजून घ्या.
कोणती खाती आहेत?	किमान दोन खाती ओळखा.
कोणत्या प्रकारची खाती आहेत?	व्यक्तीगत, वास्तविक की नाममात्र?
कोणता नियम लागू होईल?	सुवर्ण नियम लागू करा.
कोणते खाते डेबिट?	डेबिट ठरवा.
कोणते खाते क्रेडिट?	क्रेडिट ठरवा.
रक्कम समान आहे का?	डेबिट = क्रेडिट याची खात्री करा.

मुख्य निष्कर्ष

जर्नल एन्ट्री तयार करण्याची प्रक्रिया नेहमी एकच असते—

व्यवहार वाचा → खाती ओळखा → खात्यांचा प्रकार ठरवा → सुवर्ण नियम लागू करा → डेबिट आणि क्रेडिट समान ठेवून जर्नल एन्ट्री लिहा.

ही पद्धत एकदा समजली की कोणत्याही प्राथमिक आर्थिक व्यवहाराची जर्नल एन्ट्री आत्मविश्वासाने तयार करता येते.